ИНСТРУКЦИЯ
ЗАВЕДУЮЩЕГО
КАНЦЕЛЯРИЕЙ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
|
(орган
юридического лица (учредители); |
00.00.00
№ 00 |
лицо,
уполномоченное утверждать |
заведующего канцелярией |
должностную инструкцию) |
|
|
|
|
|
(подпись) |
|
(фамилия,
инициалы) |
|
00.00.0
0г. |
|
|
I. Общие
положения
1. Заведующий
канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность
заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее
профессиональное образование без предъявления требований к стажу
работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по
профилю не менее 3 лет.
3. Назначение на
должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится
приказом директора организации.
4. Заведующий
канцелярией должен знать:
4.1.
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
организации делопроизводства.
4.2. Единую
государственную систему делопроизводства.
4.3. Стандарты
унифицированной системы организационно-распорядительной
документации.
4.4. Структуру
организации.
4.5. Организацию
делопроизводства в организации.
4.6. Схемы
документооборота.
4.7. Порядок
составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного
хранения, установленной отчетности.
4.8. Сроки и
порядок сдачи дел в архив.
4.9. Системы
организации контроля за исполнением документов.
4.10. Оргтехнику
и другие средства механизации управленческого труда.
4.12. Основы
экономики, организации производства, труда и управления.
4.13.
Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.14. Правила
внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и
нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии
и противопожарной защиты.
5. Заведующий
канцелярией в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением
о канцелярии организации.
5.2. Инструкцией
по делопроизводству и работе архива.
5.3. Настоящей
должностной инструкцией.
6.
Заведующий канцелярией подчиняется |
|
|
|
(директору организации; |
. |
иному
должностному лицу) |
|
7. Заведующий
канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
8. На время
отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь,
пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового
- лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
II.
Должностные обязанности
Заведующий
канцелярией:
1. Организует
работу канцелярии.
2. Обеспечивает
своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции,
ее доставку по назначению.
3. Осуществляет
контроль за сроками исполнения документов и их правильным
оформлением.
4. Организует
работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие
структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в
том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и
их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает
инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их
внедрение.
6. Принимает
меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми
инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем,
оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого
труда.
7. Осуществляет
методическое руководство делопроизводством в подразделениях
организации, контроль за правильным формированием, хранением и
своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении
сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает
печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в
подготовке созываемых руководством совещаний и организует их
техническое обслуживание, оформление командировочных документов,
регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает
соответствующий режим доступа к документам и использования
информации, содержащейся в них.
11. Принимает
участие в разработке и внедрении новых технологических процессов
работы с документами, совершенствовании автоматизированных
информационных систем и технологий (с учетом применения средств
вычислительной техники).
12.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению
деятельности канцелярии.
13. Проводит
работу по защите информации, составляющей государственную,
коммерческую и служебную тайну.
III. Права
Заведующий
канцелярией вправе:
1. Вносить на
рассмотрение директора организации и руководителей структурных
подразделений организации предложения по улучшению деятельности
отдела, форм и методов работы с документами.
2. Требовать
руководителей структурных подразделений организации и иных
ответственных работников организации надлежащего выполнения
установленных правил работы с документами в организации.
3. Возвращать
исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения
установленных правил.
4. Осуществлять
проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
5. Подписывать и
визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6. Давать
указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии;
требовать своевременного и качественного их выполнения.
7. Вносить на
рассмотрение директора организации предложения о поощрении
отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей
производственной и трудовой дисциплины.
8.
Взаимодействовать:
8.1. С
руководителями всех структурных подразделений организации - по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления
необходимых документов.
8.2. С
юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой
документов.
8.3. С
хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
8.4. С отделом
кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения
работников отдела.
IV.
Ответственность
Заведующий
канцелярией несет ответственность:
1. За
ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в
пределах, определенных действующим трудовым законодательством
Российской Федерации.
2. За
правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности - в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
3. За причинение
материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым
и гражданским законодательством Российской Федерации.
С инструкцией ознакомлен:
______________ ____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ____ г.